Tecnología para los negocios - Soluciones para el registro y control diario de las horas de trabajo


Soluciones para el registro y control diario de las horas de trabajo

La obligación vigente en la actualidad de fichar en el trabajo puede suponer un serio trastorno para muchas compañías, especialmente las pequeñas y medianas empresas.

Si bien es cierto que las más grandes tienen desde hace tiempo establecido el control horario de sus empleados, hay otras que están implantado este tipo de soluciones ahora. Pues bien, existen diferentes alternativas para el registro y control diario de las horas de trabajo.

Registro de la jornada laboral

El pasado 12 de mayo de 2019 entró en vigor una nueva normativa que establece la obligatoriedad de registrar la jornada laboral diaria. Un Real Decreto-Ley cuyo principal objetivo es luchar ante la precariedad laboral. Así, los empleados deben registrar su hora de entrada y salida del lugar de trabajo.

Sin embargo, existen una serie de excepciones. Es el caso de la alta dirección, cuyo personal está excluido de “fichar”. Dentro de este grupo quedan exentos lo mandos intermedios, cargos de confianza o aquellos empleados que dispongan de un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo.

También están exentos de cumplir con la normativa vigente aquellos trabajadores que tengan un régimen concreto en relación al registro de jornada, como los que están contratados a tiempo parcial o los empleados móviles. Tampoco deben “fichar” los socios trabajadores de cooperativas y trabajadores autónomos.

Tipos de soluciones para el registro diario de las horas de trabajo

Actualmente, son muchas las empresas que se están enfrentando al reto de poner en marcha un sistema que permita controlar tanto la entrada como la salida de sus empleados. La tecnología tiene un papel clave en este procedimiento.

Así, se están desarrollando diferentes sistemas tanto de mayor como de menor complejidad que permiten controlar el horario en el trabajo. Hasta el momento es el sistema biométrico una de las alternativas preferidas por parte de las empresas, mediante el uso de la huella dactilar. Es el único sistema que en ningún caso se puede copiar, falsificar o perder.

Soluciones tradicionales

A pesar de estar en plena era digital, en ocasiones las soluciones tradicionales continúan siendo las que mejor funcionan. Son muchas las empresas que optan por el sistema más rudimentario. Consiste en que cada trabajador anote la hora de entrada y salida del lugar de trabajo, junto con su firma, en una hoja de cálculo. Aunque es una solución muy simple, representa un gran problema. Y es que se trata de un sistema excesivamente manual.

Esta es una solución que por lo general sólo la aplican pequeñas empresas en las que sus trabajadores no tienen un horario fijo. Una alternativa al uso de la hoja de cálculo es la firma de los empleados en un pdf mediante su certificado electrónico.

Soluciones biométricas

Aprovechando el auge y desarrollo de las nuevas tecnologías, las soluciones biométricas son una gran alternativa que merece la pena considerar. Para aquellas empresas que tienen una sede a la que acuden a diario los empleados para llevar a cabo su jornada laboral, establecer una solución biométrica es una excelente opción. Consiste en un hardware, como el lector de huellas, en la que todos los trabajadores deben señalar la hora tanto de entrada como de salida.

El registro permanece en el interior del lector y es gestionado mediante un software. De este modo, la empresa tiene un control absoluto sobre los registros, pudiendo así actuar de manera más inmediata y efectiva ante cualquier tipo de incidencia.

Mediante la huella dactilar, se garantizar que un empleado no pueda realizar el fichaje de entrada o salida de un compañero. Algo que sí ocurre con otras soluciones más tradicionales, como el lector de tarjetas.

Otros sistemas de control biométrico con los que se está experimentando (y que en algunos casos es ya una realidad) son el reconocimiento facial, escáneres retinales o incluso el análisis de ADN.

Soluciones informáticas

También se pueden aplicar diferentes soluciones informáticas para el control presencial. Una gran alternativa para aquellas empresas en las que la mayor parte de la plantilla trabaja en un ordenador o cuenta con un dispositivo móvil con la app de ficha instalada.

En la gran mayoría de casos, el registro de entrada y salida del puesto laboral se realiza a través de un código. A continuación, en función de la aplicación, los empleados pueden llevar a cabo funciones adicionales en ella: control de horas para planificar distintos proyectos, petición de vacaciones, etc.

Una de las principales desventajas que presentan este tipo de soluciones, sobre todo para pequeñas y medianas empresas, tiene que ver con el coste. Cuanto mayor sea el número de empleados, resulta más complicado y el coste económico aumenta de forma notable para la compañía.

Otras soluciones innovadoras

Algunas empresas han propuesto lo que se conoce como método de la llamada. Consiste en que los empleados deben realizar una llamada telefónica a través de una centralita virtual a la extensión de entrada o salida correspondiente. Si los empleados tienen un trabajo presencial, deben marcar desde su propia extensión el número de registro e introducir un código personal para que el sistema proceda a su identificación.

No obstante, conforme avanza la tecnología, nuevos sistemas de control van apareciendo, siendo siempre más un problema moral que técnico la forma de aplicación de estos sistemas ¿dónde está el límite entre el control y el derecho a la privacidad?

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