La gestión financiera de una pyme es un elemento clave para el buen funcionamiento y monitorización del negocio. Con una buena administración de clientes, ventas, inversiones, gastos o personal, además de un control económico adecuado del negocio, dispondremos de muchísimos datos que nos permitirán sacar estadísticas, informes, comparativas, previsiones y balances en cualquier momento.

Los recursos de los que dispone una pyme no siempre permite el pago de software privado para la gestión de sus proyectos, finanzas y clientes, dado que el coste puede ser elevado, más todavía si necesitamos varias licencias o usuarios que puedan acceder al mismo software de manera colaborativa.

Una de las opciones elegidas por muchas pymes es el software libre o el freeware, un conjunto de herramientas sin coste o con servicios freemium que las pymes aprovechan para gestionar el negocio y llevar un correcto control de todas sus áreas productivas. El concepto de software libre ha evolucionado mucho en los últimos años, y ahora el mercado nos ofrece una variedad de herramientas de gran calidad que hacen mucho más fácil la gestión de los pequeños y medianos negocios con un gasto nulo y muy bajo en este tipo de software.

Una muestra de la evolución del software libre de gestión financiera o de clientes en los últimos años es el crecimiento que ha tenido su mercado. Estas herramientas, que habitualmente cuentan con servicios gratuitos completos y otras modalidades freemium, han generado ingresos interesantes para las empresas desarrolladoras que han pasado de los 7.924 millones de euros en 2008 a los 51.022 del 2016. La previsión sigue al alza, si bien la gran eclosión del software libre se ha producido en la última década.

En el caso del mercado Europeo, España es el quinto país en valor de mercado del continente, solo por debajo de Alemania, Reino Unido, Francia e Italia, y por lo tanto las empresas españolas han sabido dar con el nicho de mercado de las herramientas libres para empresas, principalmente en la gestión financiera y de clientes.

Las herramientas y tipología de software libre para gestionar pymes va desde programarios muy básicos para procesos fundamentales, totalmente sin coste, hasta modelos freemium con muchas funcionalidades, a bajo coste, y con especificaciones que permiten crear un software a medida para tu empresa.

También en cuanto a tipo de programas, si pensamos solo en contabilidad el software de gestión libre habitual tiene como objetivo el control económico del negocio, partiendo de los ingresos y los gastos, y desgranando todo el funcionamiento contable de la empresa que incluye procesos más complejos como la declaración de impuesto o la gestión del personal.

También a nivel contable y más amplio, en términos de de desarrollo de negocio, encontramos las herramientas de ERP, en lo que se aproxima más a un sistema de planificación de todos los recursos de la empresa.

Si nos referimos al software libre de gestión de clientes, el CRM es el tipo de programa más elegido por las pymes. Su desarrollo, pensado en el cliente, permite a la empresa un registro de absolutamente toda relación que exista con un cliente actual o potencial, de forma que podemos extraer datos, informes o estadísticas de forma rápida para conocer el estado de nuestra cartera de clientes, las acciones llevadas a cabo en el último mes o la cantidad de llamadas realizadas al cabo de un año, por ejemplo.

A todo ello hay que sumar la posibilidad de disponer del software libre contable o de gestión de clientes en la red, con un gran crecimiento del uso del cloud computing por parte de las pymes y las ventajas que supone.

Las pymes deben elegir muy bien qué tipo de software de gestión contable o de clientes es el más adecuado para su empresa. En base a necesidades, optarán por modelos separados, integrados, en local, en la nube, etc. En cualquier caso, la opción del software libre o el freeware les ofrecerá ventajas como:

• Bajo coste: sea con la modalidad totalmente gratuita como la freemium (pagamos un coste bajo por funcionalidades extra), el coste del software libre siempre será mucho menor que el de un programa de código privado.
• Diferentes sistemas operativos: el software de gestión libre actual y de calidad está disponible habitualmente para los principales sistemas operativos (Windows, Mac Os, Linux, etc.).
• Copia, modificación, distribución y mejora: el código libre permite a los desarrolladores acceder al código original del software, modificarlo, mejorarlo y adaptarlo a las necesidades de la empresa.
• Dispositivos móviles: con el paso de los años, el software libre de gestión también ha mejorado sus prestaciones para adaptarse a todo tipo de dispositivos móviles, incluso con su app propia para tener una interface más adecuada en tablets o smartphones.
• Seguridad: al contrario de lo que pueda parecer, el software libre acostumbra a ser más seguro y fiable que el software con derechos. Uno de los motivos, que el software libre pasa por continuas fases de revisión por parte de la comunidad de desarrolladores, que va optimizando y corrigiendo de forma constante el código.
• Independencia del proveedor: La evolución del software está a cargo de la comunidad y disponiendo de múltiples empresas que comercializan sus servicios de consultoría e implantación.
• Tecnología actual: Las tecnologías en que están construidos suelen ser más actuales que las de sus homólogos propietarios.
• Rápida evolución y crecimiento en funcionalidad: Si la comunidad es muy activa, nos podemos encontrar con productos con un crecimiento exponencial.
• Posibilidades de alta customización y personalización.

El software libre de gestión suma más de dos décadas de existencia y tras ellas ha dejado y mantiene muchos casos de éxito relevantes, tanto de pymes como de grandes empresas que han confiado en el open source para gestionar su contabilidad y sus clientes.

Los casos de software de gestión más interesantes actualmente en el mercado son Odoo (anteriormente OpenERP) y Openbravo.

La compañía propietaria nació en 2005 y tiene su sede central en Bélgica (Grand-Rosierè). Actualmente cuenta con 300 trabajadores, 730 socios y más de 2 millones de usuarios (desde empresas de 1 usuario hasta grandes empresas de más 300.000 usuarios).

Su Suite cuenta con un conjunto de 30 aplicaciones principales que se actualizan de forma regular y con una comunidad de más de 1.500 miembros activos que han contribuido con más de 4.500 aplicaciones para responder a una amplia variedad de necesidades empresariales.

Entre sus principales clientes cuenta con empresas como Toyota, Hyundai, Danone o WWF.

Tiene su sede central en España (Pamplona) y con clientes a nivel internacional. Su Suite Commerce y Business se ha extendido desde su nacimiento, en 2001, y en la actualidad está presente en más de 60 países gracias a su amplia red de partners.

Algunos de sus clientes son, por ejemplo, Decathlon India, con su solución Openbravo Commerce Suite; la marca de moda ETAM, con Openbravo ERP; o la plataforma de venta de productos de ocio Offerum, también española y con presencia en España e Italia.

En términos de CRM de Open Source, Zoho CRM se ha convertido en una referencia mundial.  Para ello solo hay que leer el nombre de algunos de sus clientes como son Amazon India, la eléctrica francesa Selectra, o la empresa líder en seguridad australiana Southern Cross Protection.

Sin duda, el crecimiento del software de gestión libre ha sido una gran noticia para pymes y grandes empresas que han encontrado la fórmula perfecta, en forma de ERP, CRM u otro tipo de software, para gestionar su negocio con programas libres, adaptados a sus necesidades y con costes muy bajos.

Summa Advisory cuenta con una amplia experiencia en la implantación de soluciones empresariales para empresas de diversos tamaños y sectores y han encontrado en Odoo la herramienta perfecta que se adapta a todos y cada uno de sus clientes. Entre los casos de éxito de Odoo, cuentan con funciones de CRM y gestión financiera, amplia experiencia en implantaciones de TPV, procesos de fabricación (MRP), así como gestión de proyectos y gestión de recursos humanos.