La documentación de procesos en papel ha pasado a la historia o, al menos, eso es lo que va a permitir la tecnología aplicada a algunos procedimientos burocráticos.

Ese es el caso del check-in digital de hoteles. Durante 2020, el sector hotelero se ha visto obligado a revisar la experiencia de cliente que ofrecía en sus establecimientos para poder hacer frente a una situación de pandemia que requería unos protocolos de seguridad sanitaria que acompañasen a los habituales estándares de calidad del servicio.

Hasta ese momento, la norma establecía que los establecimientos hoteleros “podrán cumplimentar los impresos de partes de entrada por procedimientos manuales o por procedimientos informáticos, pero el viajero deberá firmar dicho parte de manera inexcusable”.

Con las restricciones por el Covid-19, establecer procedimientos digitales ha sido una prioridad en el sector. Este es precisamente el caso del proceso de check-in que realizan habitualmente los hoteles para gestionar el registro de huéspedes conforme marca la ley, que ahora está pasando a ser digital para garantizar la seguridad de ciudadanos y turistas.

Con el cambio de la ley a 31 de marzo de este año, ahora ya es posible firmar el parte de entrada de forma digital. Los establecimientos deberán conservar los libros-registro durante un plazo de tres años.

Según Antonio Rubio, Software Expert ECM de Kyocera Document Solutions, “la transformación en el sector hotelero ha sufrido una aceleración digital provocada no solo por el estallido de la pandemia, sino porque hoy en día el cliente es más digital y exigente que nunca y demanda soluciones avanzadas de movilidad”.

En este contexto, los hoteles están avanzando en la digitalización de sus procesos para evitar que el contacto físico y las aglomeraciones en la recepción se conviertan en un riesgo, convirtiéndose por ello el check-in online en una prioridad dentro del sector.

El check-in digital de hoteles es una solución flexible, adaptable a las necesidades del cliente y orientada a agilizar el proceso de registro con total garantía legal. La realidad es que la firma manuscrita biométrica es la evolución natural de la rúbrica tradicional en papel.

Su incorporación al proceso de registro de entrada en los hoteles viene a aligerar dicho proceso, optimizando los procedimientos operativos, evitando el fraude por suplantación de identidad y mejorando la experiencia del cliente.

La tecnología nos permite actualizar procesos y generar documentos digitales que nos ayuden a mantener una adecuada gestión del trabajo y cumplimiento de la normativa vigente.

Según José Luis Catalá Gil, Director General de Dass Tecnología “con la tecnología cambia el cómo pero no el qué. Y con herramientas digitales actualmente se está cambiando la forma de registro de clientes en hoteles”.

Cuando el cliente llega a la recepción del hotel, se produce una captura de datos con tecnología que certifique que esa persona sea quien ha afirmado que es. Es un formato electrónico en el que entra en acción el concepto de biometría: capturamos los datos de velocidad, ejecución, presión, inclinación del trazo de la caligrafía que determina si la persona que ha firmado el documento es quien dice ser.

Así pues, las características que aporta esta solución tecnológica radican en que:

• Se puede aplicar de forma independiente en cualquier tamaño de empresa,
• Se puede integrar en otro sistema o utilizar de forma autónoma, y
• Nos permite olvidarnos de guardar documentos en papel, incluso si tenemos diferentes sedes, esa documentación puede estar agregada.

Además, la custodia y almacenaje de esa documentación por el período de tres años se puede realizar sin la necesidad de tener un espacio físico para tal fin.

Para Antonio Rubio, “otra cuestión no menos importante es que cumplimos con la normativa vigente con plenas garantías legales, puesto que es una herramienta que nos permita de forma inequívoca identificar al cliente”. La descarga de la información del cliente se realiza a través de un sencillo proceso automático de comunicación a las autoridades.

Con el registro digital de hoteles se favorece la forma de trabajar del personal de recepción y es posible diseña ese proceso a la medida de cada empresa,  para que se adapte a las necesidades reales de cada hotel.

El funcionamiento de esta herramienta digital es el siguiente: cuando el cliente llega a recepción se genera un documento con sus datos, que no se imprime, sino que le mostramos al cliente en un dispositivo, para que verifique que sus datos personales son correctos y lo firme. Así, automáticamente y en formato electrónico este sistema documental genera un registro automático de huéspedes que incluso nos permite tener documentación anexa de cualquier información del huésped, tales como tickets de consumo, reservas, fechas de visita, o cualquier otro documento que tenga que ver con la estancia de la persona.

Esta solución tecnológica nos permite filtrar por DNI para ver, por ejemplo, cuantas veces visitó el hotel y mantener toda esa información perfectamente archivada, localizada y guardada. Y en el caso de tener hoteles en varias ciudades, esta solución tecnológica nos va a permitir ver las estancias que nuestro cliente ha tenido en los hoteles de la cadena y centralizar la base de datos de documentación del cliente.

Aquí puedes ver la sesión completa del webinar que sobre Registro digital de hoteles celebramos con Kyocera  Document Solutions y Dass Tecnología.

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